Onderscheid tussen Secretaresses en Managementondersteuners (2-nov.- 2010)

Tegenwoordig krijg ik het idee dat een secretaresse een verzamelnaam is voor een aantal klussen binnen een organisatie waar diverse beroepen door elkaar heen lopen. Denk aan Communicatie, Boekhouding, Webbeheer, PR., P&O en meer van dat soort ‘staf’-klussen. Wanneer organisaties niet een ‘secretaresse’ maar de welbekende ‘spin-in-het-web’ zoeken, die iets meer kan dan een ‘gewone’ secretaresse, pleit ik om de functie inderdaad op te trekken naar HBO en daar ook echte HBO-ers aan te trekken door het vak weer uitdagend te maken. Hoe?

In ieder geval niet multitasken!
Laatst triggerde bij mij op Linked-in het modewoordje 'multitasken' (komt van het ICT-woordje 'multitasKING' en is iets compleet anders dan ‘multitasken’). Ik denk dat maar weinig mensen zijn die weten wat multitasken werkelijk is en wat voor IQ je hebt als je het zou kunnen... Onderzoek wijst namelijk uit dat 'multitasken' minder effectief is en degene die zich hier op kan toeleggen, vaak juist minder intelligent is. Aangezien mannen gemiddeld over een hogere IQ dan wij beschikken, verklaart dat de uitdrukking wat op veel secretariaten wordt geroepen dat ‘mannen kunnen niet multitasken’.

Met multitaksen wordt er eigenlijk met het switchen tussen twee taken bedoeld. En constant switchen is nu eenmaal ook aan een lager intellect gebonden. Dus het is een kwestie wat 'de baas' wilt: hogere IQ's op het secretariaat of dames die razend snel kunnen switchen, maar de kwaliteit en dus ook aandacht wordt beduidend minder. Ik ga voor een gezonde evenwicht. En daar horen dus ook mannen bij (alleen al dat ziekelijke geroddel, haat, nijd en jaloezie op secretariaat af te doen nemen)!

Haal meer uit je ‘secretaresse’ of 'ondersteuner' door een professionaliseringsslag en geen voetveeg
Ik ben persoonlijk van mening dat het beroep ‘secretaresse’ alleen op afdelingsniveau bestaat. Een Managementondersteuners (Personal Assistant, Directiesecretaresse, Managementassistent, de echte Officemanager) zijn naar mijn idee de secretaresses plus, wat makkelijk door mannen kunnen worden ingevuld. Maar helaas is het evenwicht – zowel in geslacht als in taken - vaak te zoeken. Een duidelijke takenpakket als richtlijn is naar mijn idee onmisbaar. Het beroerde van dit alles is, is het feit dat er vaak klussen binnensluipen die niet bij de secretaresse hoort, maar zij krijgt wel de verantwoordelijkheid over en wordt daarop ook afgerekend. Steeds vaker komen burnouts onder secretaresses voor. De secretaresse moet taken rondbreien waarin zij niet gekwalificeerd is, zonder dat haar eigenlijke taken onder mogen lijden. ‘Multitasken’ wordt hierdoor een vereiste, kwaliteit gaat achteruit en secretaresse vliegt eruit.

De secretaresse mag dus absoluut geen vergaarbak worden van tijdrovende klussen die niets meer ‘met het vak’ te maken heeft. Zij moet de vrijheid hebben ‘nee’ tegen taken te kunnen zeggen die niet tot haar pakket behoren. Het is wat anders als zij niets te doen heeft doordat zij al haar taken heeft weggewerkt. Schoenmaker, blijf dus bij je leest en anders kwalificeer je haar en betaal je haar ook uit hetgeen zij als Plusser (in feite een vorm van 'seniorenschap') verdient.

Een secretariaat moet ‘Office’ worden waar zowel afdelingsondersteuners als administratief medewerkers (daar zie je wel meer mannen), als receptie moeten onder vallen. Met aan het hoofd de Managementondersteuner. Wanneer je echt een goede evenwicht zoekt, trek mannen aan. Maak het vak uitdagender en minder stereotypisch vrouwelijk, want die tijd is door de Multimedia echt voorbij.

De Managementondersteuner moet opgeleid worden (Lager Management) om de ‘Office’ aan te kunnen sturen. Het moet een geboren Manager zijn, dus niet doordat zij/hij 15 jaar binnen de organisatie als 'wat- dan - ook' werkt, die daarnaast een cursus Lager Management heeft gevolgd. Dit om vervolgens, hoewel het leidinggeven niet in haar heeft, tot Manager van de Office te kronen (de ECHTE Officemanager). Dat is onjuist. Managers worden namelijk als Managers geboren. Een goede Manager heeft zijn opleiding alleen maar nodig om aan zijn/haar vak handen en voeten te kunnen geven. De wel bekende punt op de 'i'.
Zoek naar iemand die het vak Management makkelijk aan kan, maar geen aspiraties heeft om de top te halen, omdat hij/zij een vakidioot is. Denk aan de goede Personeelsfunctionaris. De meeste worden hoogtuit Manager P&O en hebben helemaal geen zin om 'carrière' na te jagen. Hun vak is breed en diep genoeg. Zij houden van het vak.

Een goede Manager is een Inspirator, managent naar persoon en situatie (vaste managementstijl: fout) en is letterlijk de laatste als kapitein van een zinkend schip (m.a.w. ook de Manager moet bij crisis inspringen en meedraaien).

Kortom: een Office moet dus gerunt worden door een Managementondersteuner die gekwalificeerd is en door haar/zijn kennis van Afdelingsmanager, is hij/zij een toevoeging als een werkelijke sparringspartner van de Directeur, omdat hij/zij uit ervaring spreekt en zijn ogen en oren op de vloer is.

Overdrijf niet
Een Managementondersteuner die goed is in P&O-taken maakt van haar geen P&O-er. Een Managementondersteuner die goed is in Communicatie, maar van haar geen Communicatieadviseur. Managementondersteuner die handig is met de distributie van opleidingen is nog geen Opleindingscoördinator.
Dit sluipt bij diverse organisaties naar binnen. De Managementondersteuner is bekent en goed in bepaalde taken, waardoor ze ‘goedkoop’ is want ze wordt voor die extra ‘complexe’ taken niet extra beloond, maar ondertussen is haar werkzaamheden als ondersteuner niet meer haar voornaamste dagtaak.

Mocht een organisatie er wel voor kiezen een Managementondersteuner op die manier divers in te zetten, dan moet je van je medewerker een HBO-er maken (uiteraard eerst nagaan of dat niveau haalbaar is om frustraties en minderwaardigheidscomplexen uit te sluiten). Op zijn minst moet zij daarvoor of gekwalificeerd worden, moet zij daarvoor opleidingen/cursussen volgen waardoor zij ook naar waarde kan worden uitbetaald. Daardoor volstaat een salaris van 2700,-- op basis van 40 uur echt niet meer. Zij krijgt te veel verantwoordelijkheid voor te weinig geld.

Vaak hebben de dames dit niet door. Het is wel ‘stoer’ om op feestjes te kunnen zeggen dat je een ‘P&O-er’ bent. De ene sterke verhaal naar de andere gaat over de tafel. Ik heb ze zelfs tussen nieuwe medewerkers in de organisatie moeten aanhoren. ‘Ik nam personeel voor mijn directeur aan en ontsloeg ze ook. Ik was eigenlijk de Personeelsfunctionaris’ en terwijl zij niet eens in staat is dit zonder opleiding enigszins in staat te kunnen zijn dit naar behoren te doen, zonder dat de organisatie wordt aangeklaagd op basis van een onrechtmatig ontslag. Ik krijg altijd binnenpretjes bij zulke sterke verhalen waar dames aan windowdressing doen. Maar ik weet dat dit op de eerste plaatst niet aan de Managementondersteuner ligt, maar aan haar (voormalige) ‘baas’.

Mocht een Managementondersteuner echt serieuze - bijvoorbeeld - P&O-taken op zich moeten (eigenlijk willen) nemen, dan is de opleiding voor Medewerker P&O - naast haar 'Schoevers-opleiding' absoluut een vereiste.

Daarom nog steeds geen of te weinig mannen in het ondersteunende vak: stereotyping
Onder de top-PA's kunnen mannen zitten. Helaas verdienen zij ook meer dan vrouwen, zoals in het Management ook het geval is. Misschien komt het ook omdat zij vaak hoger opgeleid zijn (HBO) en daardoor meer verantwoordelijkheid krijgen en ook meer aankunnen. Zij genieten ook van betere arbeidsvoorwaarden. Denk aan een standaard laptop en gsm, want mannen zijn geboren onderhandelaars. Ik vind het jammer dat mannen dit vak meestal niet kiezen. Geeft mij het mannelijk evenwicht op het secretariaat (Office!!!). Je begint daarmee het beroep aantrekkelijker en ‘intelligenter’ te maken, wat stereotyping (secretaresse is een vrouw die of een relatie met haar baas heeft of een saaie ondersteuner is waaraan je denkwerk vooral niet moet overlaten) is doet afnemen. De welbekende eerste schaap over de dam die door meerdere wordt gevolgd.

En dames vooral niet... (teveel) multitasken .

IQ van managers zou gemiddeld op 107 liggen (verklaart dit het probleem?)
Aldus een onderzoek volgens een Community op Linked-in. 107 is bepaald niet hoog. Echt een middelmootje. Of ik het geloofwaardig vind is vanuit mijn ervaring een tweede.

Nederland loopt over van slechte managers (nogmaals: je moet als Manager 'geboren' worden en die eigenschappen zijn niet door Managementcursussen en opleidingen aan te leren), maar dat heeft niets met IQ te maken, maar met commen sense. Als iemand in zijn werkveld veel ervaring heeft, van een mooie opleiding heeft genoten, is hij dan al per direct de goede en logische opvolger van de huidige Manager? Daar zit het probleem binnen veel bedrijven. Verkeerde vakmensen aan stuur!

De onderzoeker stelt vervolgens dat het IQ kan afnemen wanneer een Mananger meer mensen onder zich heeft. Ik vond dit een haast een domme opmerking. Het heeft te maken met span of control en de max zit op 25 wil je als Manager optimaal functioneren (les 1 van Management). Dus de onderzoeker van de uitspraak "Managers hebben gemiddeld een IQ van 107. En die score daalt naarmate een manager aan meer mensen leiding geeft" moet zichzelf ook eens onder een IQtest onderwerpen , want zulk domheid ergert mij enorm.

Tot slot een paar steekwoorden

• Secretaresses op afdelingsniveau houden
• Managementondersteuners meer verantwoordelijkere taken geven, maar hen daarop kwalificeren en belonen
• Een - in alle opzichte - evenwichtiger Office met een Managementondersteuner aan het hoofd ontwikkelen
• Het Hoofd van de Office moet zelf over aangeboren Managementkwaliteiten beschikken. Des noods trek je iemand ‘van buiten’ aan
• Maak hierdoor meer onderscheid tussen Managementondersteuners en de authentieke secretaresses
• Veel Managers mogen wat vriendelijker met hun Secretaressen en Managementondersteuners omgaan. Dikwijls wordt er onderscheid in functies gemaakt hoe een Leidinggevende met zijn/haar personeel omgaat. Dit is regelrecht funest en werkelijk tot het simpele... dom (wat aangeeft dat die betreffende directeur/Manager niet over leidinggeverscapaciteiten beschikt)!

Met deze punten maak je van dit vak op een gemakkelijke wijze weer aantrekkelijk, niet stereotyping, breed en diep met kanjers als personeel!